Briefversand für Hausverwaltungen
Nebenkostenabrechnungen, Mieterhöhungen und Eigentümereinladungen online versenden – ohne Drucken, Kuvertieren oder Gang zur Post.
- Serienbrief an alle Mieter
- CSV-Import Ihrer Mieterliste
- Versandstatus im Dashboard
Die Herausforderung
Hausverwaltungen versenden regelmäßig große Mengen an Briefen: Nebenkostenabrechnungen an hunderte Mieter, Einladungen an WEG-Eigentümer, Mieterhöhungsverlangen mit Zustellnachweis. Der manuelle Prozess – Drucken, Kuvertieren, Frankieren, zur Post bringen – bindet wertvolle Arbeitszeit, die für die eigentliche Verwaltungsarbeit fehlt.
Besonders kritisch: Viele dieser Dokumente unterliegen gesetzlichen Fristen. Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Abrechnungsende beim Mieter eingehen, sonst verfällt der Nachforderungsanspruch. Bei Mieterhöhungen muss der Zugang nachweisbar sein.
Bei Verwaltungen mit 200, 500 oder mehr Einheiten summiert sich der manuelle Versandaufwand auf mehrere Arbeitstage pro Monat. Fehler bei der Adressierung oder verpasste Fristen können zudem rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.
Die Lösung
Mit briefsenden digitalisieren Sie den gesamten Briefversand Ihrer Hausverwaltung. Laden Sie Ihre Dokumente als PDF hoch, importieren Sie die Empfängerliste per CSV und beauftragen Sie den Versand mit wenigen Klicks. Wir drucken, kuvertieren und übergeben Ihre Briefe an die Deutsche Post – am selben Werktag.
Für fristgebundene Dokumente wie Mieterhöhungen stehen Einschreiben-Optionen zur Verfügung: Einschreiben Einwurf für den Zustellnachweis, Einschreiben mit Rückschein für die persönliche Bestätigung. Die Sendungsverfolgung dokumentiert jeden Versandschritt digital – perfekt für Ihre Verwaltungsakten.
So funktioniert’s
- 1
Dokument hochladen
Laden Sie Ihre Nebenkostenabrechnung, Mieterhöhung oder Einladung als PDF hoch – oder erstellen Sie das Dokument direkt in unserem Editor.
- 2
Empfänger importieren
Importieren Sie Ihre Mieterliste per CSV oder wählen Sie Empfänger aus Ihrem Adressbuch. Bei Serienbriefen werden alle Briefe automatisch personalisiert.
- 3
Versandart wählen
Wählen Sie zwischen Standardbrief, Einschreiben Einwurf oder Einschreiben mit Rückschein – je nach rechtlicher Anforderung.
- 4
Versand beauftragen
Prüfen Sie die Vorschau, bestätigen Sie die Kosten und beauftragen Sie den Versand. Wir drucken, kuvertieren und übergeben an die Deutsche Post.
Typische Dokumente für Hausverwaltungen
Nebenkostenabrechnung
Jährliche Betriebs- und Heizkostenabrechnung an alle Mieter – als Serienbrief mit individuellen Beträgen.
Mieterhöhungsverlangen
Mieterhöhungsverlangen in Textform nach §558a BGB – per Einschreiben mit Zustellnachweis.
Eigentümerversammlung
Einladungen zur WEG-Eigentümerversammlung mit Tagesordnung – fristgerecht an alle Eigentümer.
Instandhaltungsankündigung
Ankündigung von Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen an betroffene Mieter.
Mängelanzeigen-Antwort
Professionelle Antwortschreiben auf Mängelanzeigen mit dokumentierter Zustellung.
Ihre Vorteile
- Serienbriefe für Nebenkostenabrechnungen an alle Mieter
- Einschreiben für Mieterhöhungen und andere Fristsachen
- CSV-Import Ihrer Mieterliste
- Versandstatus für jedes Dokument im Dashboard
- Sendungsnummer für den Auslieferungsbeleg
- Testmodus zum Prüfen vor dem Versand
- API-Anbindung an Hausverwaltungssoftware
- DSGVO-konform mit AVV
Rechtlicher Rahmen
§556 Abs. 3 BGB
12-Monats-Frist für Nebenkostenabrechnungen
Nach §556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er Nachforderungen nicht mehr geltend machen. Mit briefsenden versenden Sie alle Abrechnungen gebündelt an einem Tag und sehen den Versandstatus jedes Briefs im Dashboard.
§558 BGB
Textform bei Mieterhöhungen
Ein Mieterhöhungsverlangen nach §558 BGB bedarf der Textform und muss dem Mieter zugehen. Der Vermieter trägt die Beweislast für den Zugang. Ein Einschreiben Einwurf dokumentiert die Zustellung mit Datum und Uhrzeit – direkt über briefsenden buchbar.
§568 BGB
Kündigungen von Wohnraum
Die Kündigung eines Mietverhältnisses über Wohnraum erfordert nach §568 BGB die Schriftform, also ein eigenhändig unterschriebenes Original. Ein online beauftragter Brief erfüllt diese Form nicht. Kündigungen versenden Sie deshalb nicht über briefsenden.
Kostenvergleich
Was kostet der Versand einer Nebenkostenabrechnung wirklich? Vergleichen Sie Eigenversand mit briefsenden:
| Posten | Eigenversand | briefsenden |
|---|---|---|
| Druck (s/w, beidseitig) | 0,05 € | inklusive |
| Kuvert & Kuvertierung | 0,05 € | inklusive |
| Porto (Standardbrief) | 0,95 € | inklusive |
| Arbeitszeit (Ø 3 Min.) | 2,50 € | – |
| Gesamt pro Brief | 3,55 € | ab 0,91 € |
Berechnung basiert auf Durchschnittswerten. Arbeitszeit kalkuliert mit 50 €/Std. Bruttoarbeitskosten.
Häufige Fragen
Für wen?
Briefsenden eignet sich für Hausverwaltungen jeder Größe – vom Ein-Personen-Verwalter mit 50 Einheiten bis zur professionellen Verwaltungsgesellschaft mit tausenden Miet- und WEG-Einheiten.
Besonders profitieren Verwaltungen, die regelmäßig Massensendungen wie Nebenkostenabrechnungen oder Eigentümer-Einladungen versenden und gleichzeitig einzelne fristgebundene Dokumente wie Mieterhöhungen mit Zustellnachweis versenden müssen.
Verwaltungspost digitalisieren
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