Lohnabrechnungen per Post versenden
Gehaltsabrechnungen automatisch drucken und per Deutsche Post zustellen – vertraulich, pünktlich und GewO-konform.
- Vertraulich im geschlossenen Kuvert
- Serienbrief für Massenversand
- Automatisierung per REST-API
Die Herausforderung
Nach §108 der Gewerbeordnung (GewO) ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (28.01.2025, 9 AZR 48/24) genügt dafür grundsätzlich ein digitales Mitarbeiterpostfach. Doch nicht jedes Unternehmen hat ein Lohnportal, und nicht alle Mitarbeiter erreichen es: Beschäftigte ohne Dienst-PC, Aushilfen oder ausgeschiedene Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnung weiterhin per Post.
Für Lohnbüros und HR-Abteilungen bedeutet das: Jeden Monat müssen Dutzende oder Hunderte Abrechnungen gedruckt, in Kuverts gesteckt, frankiert und zur Post gebracht werden. Bei einem Steuerberater mit 20 Mandanten und durchschnittlich 30 Mitarbeitern pro Mandant sind das 600 Briefe pro Monat – ein erheblicher Zeitaufwand.
Dazu kommt die besondere Sensibilität der Daten: Lohnabrechnungen enthalten personenbezogene und finanzielle Informationen, die vertraulich behandelt werden müssen. Ein offener Versand oder unsachgemäße Handhabung kann zu DSGVO-Verstößen führen.
Die Lösung
Mit briefsenden versenden Sie Lohnabrechnungen direkt aus dem Browser – ohne Drucker, Kuverts oder Frankiermaschine. Exportieren Sie die Abrechnungen aus Ihrer Lohn-Software als PDF, laden Sie sie auf briefsenden hoch und beauftragen Sie den Versand.
Für den wiederkehrenden Monatsversand nutzen Sie den Serienbrief „PDF aufteilen“: Sammel-PDF hochladen, Seiten pro Brief angeben, die ausgelesenen Anschriften prüfen, Versand starten. Über unsere REST-API lässt sich der gesamte Prozess auch vollautomatisch aus Ihrer Lohn-Software heraus steuern – ohne manuellen Eingriff.
So funktioniert’s
- 1
Sammel-PDF exportieren
Exportieren Sie die Abrechnungen des Monats aus Ihrer Lohn-Software als eine PDF-Datei. Jede Abrechnung hat gleich viele Seiten und die Anschrift des Mitarbeiters im Adressfeld für das Fensterkuvert.
- 2
Aufteilen und prüfen
Im Serienbrief „PDF aufteilen“ geben Sie die Seiten pro Brief an. briefsenden teilt die Datei in einzelne Briefe, liest die Anschrift jeder Abrechnung aus und zeigt sie Ihnen vor dem Start zur Kontrolle.
- 3
Versand beauftragen
Prüfen Sie die Vorschau und starten Sie den Versand. Wir drucken jede Abrechnung, verschicken sie im geschlossenen Kuvert und übergeben sie an die Deutsche Post.
Typische Dokumente
Monatliche Lohnabrechnung
Gehaltsabrechnungen mit Brutto/Netto, Abzügen und Arbeitgeberzuschüssen – vertraulich im geschlossenen Kuvert.
Jahresmeldung Sozialversicherung
Jährliche Meldebescheinigung zur Sozialversicherung an alle Mitarbeiter.
Lohnsteuerbescheinigung
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung als Ausdruck für Mitarbeiter, die keinen digitalen Zugang wünschen.
Sozialversicherungsnachweis
Meldungen und Nachweise für die Sozialversicherungsträger an Mitarbeiter.
Bescheinigungen
Arbeitsbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen und weitere HR-Dokumente per Post.
Ihre Vorteile
- Serienbrief für monatlichen Massenversand
- Anschrift aus jeder Abrechnung automatisch ausgelesen
- Automatisierung per REST-API
- Vertraulicher Versand im geschlossenen Kuvert
- Versandstatus jeder Abrechnung im Dashboard
- Testmodus zum Prüfen vor dem Versand
- DSGVO-konform mit AVV
- Bis zu 74% günstiger als Eigenversand
Rechtlicher Rahmen
GewO §108 – Pflicht zur Abrechnung
Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum, die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und die Abzüge enthalten. Mit briefsenden stellen Sie die Abrechnungen per Post zu.
Nachweisgesetz
Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen. Änderungen der Arbeitsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer ebenfalls schriftlich mitgeteilt werden.
DSGVO bei Gehaltsdaten
Lohnabrechnungen enthalten besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Die Verarbeitung durch briefsenden erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Die Briefinhalte werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und 30 Tage nach dem Versand automatisch gelöscht.
Integration mit Lohn-Software
Briefsenden lässt sich über die REST-API in Ihre bestehende Lohn-Software integrieren. Der automatisierte Workflow: Ihre Software erstellt die Abrechnungs-PDFs, übergibt sie per API an briefsenden, und wir kümmern uns um Druck und Versand.
Über Zapier/Make anbindbar: DATEV, Lexware, Agenda und weitere. Oder per REST-API individuell.
Kostenvergleich
Was kostet der Versand einer Lohnabrechnung? Vergleich bei 100 Abrechnungen pro Monat:
| Posten | Eigenversand | briefsenden |
|---|---|---|
| Druck (s/w, beidseitig) | 0,05 € | inklusive |
| Kuvert & Kuvertierung | 0,05 € | inklusive |
| Porto (Standardbrief) | 0,95 € | inklusive |
| Arbeitszeit (Ø 3 Min.) | 2,50 € | – |
| Gesamt pro Brief | 3,55 € | ab 0,91 €* |
Bei 100 Briefen/Monat: Eigenversand ca. 355 €, briefsenden 101,86 € bei monatlicher Aufladung. Ersparnis: mindestens 253 €/Monat bzw. über 3.000 €/Jahr.
* Beim besten Coin-Kurs (1,00 ct je Coin ab 25.000 Coins); bei kleineren Aufladungen ist der Coin-Preis höher.
Häufige Fragen
Für wen?
Lohnbüros und Steuerberater mit Lohnmandat, die monatlich für mehrere Mandanten Abrechnungen versenden müssen. HR-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen, die einen Teil ihrer Mitarbeiter weiterhin per Post informieren.
Besonders geeignet für Unternehmen mit Mitarbeitern in Produktion, Handwerk oder Außendienst, die keinen regelmäßigen Zugang zu digitalen Portalen haben und ihre Lohnabrechnungen per Post erhalten möchten.
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