Rechnungsversand automatisieren
Für wiederkehrende Rechnungsläufe: Ihre Buchhaltung übergibt die Rechnungen, briefsenden druckt, kuvertiert und bringt sie zur Deutschen Post – ohne Hochladen von Hand.
- DATEV & Lexoffice über Zapier/Make
- REST-API mit Webhooks
- E-Mail-to-Letter
- Serienbrief aus einem PDF
Das Problem
Ein Rechnungslauf erzeugt viele PDFs auf einmal. Wer jede Rechnung einzeln druckt, kuvertiert und frankiert, bindet die Buchhaltung jeden Monat mit Routinearbeit – und je mehr Kunden, desto länger dauert es.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Trotzdem bleibt der Papierversand in vielen Fällen notwendig: Die Übergangsfristen erlauben Papierrechnungen bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für kleinere Unternehmen). Im B2C-Bereich gibt es keine E-Rechnungspflicht. Und viele Geschäftskunden erwarten weiterhin Papierrechnungen – entweder aus internen Prozessgründen oder weil ihre Systeme noch nicht für E-Rechnungen vorbereitet sind.
Die Papierrechnung wird also nicht verschwinden, sondern parallel zur E-Rechnung bestehen bleiben. Umso wichtiger ist ein effizienter Versandprozess.
Die Lösung
Mit briefsenden übergibt Ihre Buchhaltung die fertigen Rechnungen direkt an den Postversand. Wir drucken, kuvertieren und übergeben sie an die Deutsche Post, ohne dass jemand eine Datei von Hand hochlädt.
Sie verschicken nur ab und zu eine einzelne Rechnung? Dafür reicht der Upload im Browser, Ablauf und Kosten stehen unter Rechnung per Post versenden.
Vier Wege, Rechnungen automatisch zu verschicken
DATEV & Lexoffice über Zapier oder Make
Ein Zap oder Make-Szenario reagiert auf eine neue Rechnung, holt das PDF und übergibt es mit der Kundenanschrift an briefsenden. Programmieren müssen Sie dafür nicht.
Mehr erfahren →REST-API
Ihre Software sendet PDF und Anschrift an die API, oder briefsenden liest die Anschrift aus dem Adressfeld der Rechnung. Webhooks melden „letter.sent“ nach der Übergabe an die Deutsche Post und „letter.error“ bei Problemen.
Mehr erfahren →E-Mail-to-Letter
Kann Ihr Rechnungsprogramm Rechnungen per E-Mail verschicken, geht die Mail an Ihre persönliche briefsenden-Adresse. Jeder PDF-Anhang wird ein eigener Brief, die Anschrift kommt aus dem PDF. Angenommen werden nur Absender, die Sie freigegeben haben.
Mehr erfahren →Serienbrief aus einem PDF
Exportieren Sie den ganzen Rechnungslauf als ein PDF mit gleich vielen Seiten je Rechnung. briefsenden teilt es auf, liest jede Anschrift und zeigt Ihnen die Empfänger vor dem Start zur Prüfung.
Mehr erfahren →So richten Sie den Rechnungsversand ein
- 1
Weg wählen und verbinden
Legen Sie im Dashboard einen API-Key an und tragen Sie ihn in Zapier, Make oder Ihrer Software ein. Für E-Mail-to-Letter geben Sie stattdessen die Absenderadresse Ihres Rechnungsprogramms frei.
- 2
Mit einem Testschlüssel prüfen
Über die API schicken Sie die ersten Rechnungen mit einem Testschlüssel (bv_test_…). Die Briefe erscheinen im Dashboard, gedruckt wird nichts und Coins werden nicht abgebucht.
- 3
Rechnungsläufe laufen lassen
Danach gehen neue Rechnungen ohne Handarbeit zur Post. Rechnungen, die an einem Werktag vor 16:00 Uhr bei uns ankommen, sind noch am selben Tag bei der Deutschen Post.
E-Rechnungspflicht & Papierrechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen:
Bis 31.12.2026
Alle Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z. B. PDF per E-Mail) versenden.
Bis 31.12.2027
Unternehmen mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden.
B2C-Bereich
Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Hier bleibt die Papierrechnung uneingeschränkt zulässig.
Häufige Fragen
Für wen?
Buchhaltungen, Steuerkanzleien und Unternehmen, die jeden Monat Rechnungsläufe an Kunden verschicken und dafür niemanden an Drucker und Briefmarken binden wollen.
Auch während des Übergangs zur E-Rechnung: Geschäftskunden, die schon E-Rechnungen annehmen, beliefern Sie elektronisch aus Ihrer Buchhaltung. Alle anderen bekommen die Rechnung per Post über briefsenden.
Rechnungsversand automatisieren
Kostenlos registrieren, API-Key anlegen und die ersten Rechnungen mit einem Testschlüssel prüfen.