Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

AutoLetter GmbH
Emil von Behringstraße 14
9500 Villach, Österreich
E-Mail: info@autoletter.at
Telefon: +43 4242 38685

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Beim Besuch der Website

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen durch den Browser übermittelt und in Server-Logfiles gespeichert. Dies umfasst: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse und übertragene Datenmenge. Diese Daten dienen ausschließlich dem sicheren Betrieb und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.2 Bei der Registrierung

Bei der Registrierung erheben wir: E-Mail-Adresse, Name, ggf. Firmenname, Anschrift und Telefonnummer.

3.3 Bei der Nutzung des Dienstes

Bei der Nutzung des Dienstes werden zusätzlich gespeichert: Empfängeradressen, hochgeladene Dokumente (temporär), Versandhistorie, Zahlungsdaten und Kommunikationsmetadaten.

4. Verwendungszweck der Daten

Wir verwenden Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Verbesserung unseres Dienstes
• Abwicklung des Briefversands über die Deutsche Post
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Kommunikation bezüglich Ihres Kontos und Ihrer Sendungen
• IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

5. Weitergabe an Dritte

Zur Erbringung unserer Dienstleistung geben wir Daten an folgende Drittanbieter weiter:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Backend-Hosting sowie Speicherung und Verarbeitung der Briefinhalte (Serverstandort Deutschland)
• Deutsche Post AG (Deutschland) – Empfängeradressen und Dokumente für den physischen Briefversand
• Vercel, Inc. (USA) – Hosting der Frontend-Anwendung, kein Zugriff auf Briefinhalte
• Stripe, Inc. (USA) – Zahlungsdaten für die Abwicklung von Zahlungen sowie für die Betrugs- und Missbrauchsprävention (siehe Abschnitt 8), kein Zugriff auf Briefinhalte
• Twilio SendGrid (USA) – E-Mail-Adressen für transaktionale E-Mails und Benachrichtigungen, kein Zugriff auf Briefinhalte
• LogRocket, Inc. (USA) – Sitzungsaufzeichnung zur Fehleranalyse, bei angemeldeten Nutzern mit Konto-ID, Name und E-Mail-Adresse (siehe Abschnitt 6.2), kein Zugriff auf Briefinhalte

Zugang zu den Briefinhalten haben ausschließlich die in Deutschland ansässigen Dienstleister (Hetzner, Deutsche Post). Die übrigen Dienstleister verarbeiten keine Briefinhalte. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Für US-Dienstleister gelten EU-Standardvertragsklauseln.

6. Cookies, localStorage und Tracking

Unsere Website setzt technisch notwendige Cookies und localStorage-Einträge ein. Zur Fehleranalyse nutzen wir außerdem den Dienst LogRocket (siehe Abschnitt 6.2).

6.1 Technisch notwendige Speicherung (localStorage)

6.2 Fehleranalyse mit LogRocket

Um technische Fehler zu erkennen und die Bedienbarkeit unserer Anwendung zu verbessern, nutzen wir den Dienst LogRocket der LogRocket, Inc. (USA). LogRocket zeichnet auf, wie unsere Website genutzt wird, z. B. aufgerufene Seiten, Klicks, Mausbewegungen und Scrollen, Ladezeiten, Fehlermeldungen sowie technische Angaben zu Browser und Gerät. So können wir den Ablauf einer Sitzung nachvollziehen, wenn ein Fehler auftritt.

Eingaben in Formularfelder, auf der Seite angezeigte Adress- und Kontaktdaten, Briefinhalte und Dokumentvorschauen sowie die Inhalte von Anfragen an unsere Server werden bereits in Ihrem Browser ausgeblendet und nicht an LogRocket übertragen. Ihre IP-Adresse wird von LogRocket nicht gespeichert. Damit wir Fehlermeldungen und Support-Anfragen der richtigen Sitzung zuordnen können, übermitteln wir bei angemeldeten Nutzern Konto-ID, Name und E-Mail-Adresse an LogRocket.

LogRocket setzt die Cookies _lr_tabs_* und _lr_hb_*, um eine Sitzung über mehrere Browser-Tabs zusammenzuführen. Sie enthalten keine Angaben, die Sie identifizieren.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden in den USA verarbeitet; Grundlage hierfür sind EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Die Aufzeichnungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), z. B. per E-Mail an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

6.3 Optionale Kategorien

Abgesehen von der Fehleranalyse (Abschnitt 6.2) setzen wir derzeit keine Analyse- oder Marketing-Tools ein. Sollten wir in Zukunft solche Tools einbinden, werden diese nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner aktiviert.

6.4 Cookie-Einstellungen verwalten

Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer unserer Website anpassen oder widerrufen.

6.5 Schriftarten

Wir hosten alle verwendeten Schriftarten (DM Sans, JetBrains Mono) lokal auf unseren Servern. Es findet kein Datentransfer an Google oder andere Drittanbieter statt.

7. Kontaktformular und E-Mail

Übermittelte Informationen werden für die Bearbeitung der Anfrage und mögliche Rückfragen gespeichert. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Löschung erfolgt nach Erledigung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Aktionscodes und Empfehlungsprogramm

Für Aktionscodes und das Empfehlungsprogramm („Kunden werben Kunden“) verarbeiten wir die folgenden Daten. Die Teilnahmebedingungen finden Sie unter Aktionscodes & Empfehlungen.

8.1 Einlösung von Codes und Prämien

Wenn Sie einen Code einlösen, speichern wir den Code, den Zeitpunkt, ob die Einlösung bei der Registrierung oder im Kundenkonto erfolgte, den Status der Aktion (z. B. Rabatt genutzt, Empfehlung aktiviert) sowie die Verknüpfung mit dem maßgeblichen Kauf und den gebuchten Bonus-Coins. Für Empfehlungen ordnen wir Ihre Registrierung dem Code des Empfehlers zu, um Willkommensbonus und Prämie berechnen zu können. Zweck: Durchführung der Aktion bzw. des Programms. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8.2 Missbrauchsschutz

Um Mehrfachkonten, Selbstempfehlungen und Scheinkäufe zu verhindern, verarbeiten wir:

• IP-Prüfwert: Bei der Einlösung speichern wir nicht Ihre IP-Adresse, sondern einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert (HMAC-SHA256). Damit begrenzen wir die Zahl der Registrierungen mit Empfehlungscode je Anschluss und Tag. Der Prüfwert wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Abgleich der E-Mail-Adresse: Wir vergleichen bei der Registrierung die E-Mail-Adressen von Empfehler und geworbener Person in vereinheitlichter Form (z. B. ohne Zusätze wie „+name“), um Selbstempfehlungen zu erkennen. Dabei wird nichts zusätzlich gespeichert.
• Abgleich des Zahlungsmittels: Sobald eine Empfehlung aktiviert wird, fragen wir bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe einen technischen Fingerabdruck des verwendeten Zahlungsmittels (Karte oder Bankkonto) ab und vergleichen ihn mit den Fingerabdrücken der bisherigen Zahlungen des Empfehlers. Der Fingerabdruck ist eine von Stripe erzeugte Kennung, nicht die Karten- oder Kontonummer. Wir speichern das Ergebnis des Vergleichs, nicht die Fingerabdrücke selbst.
• Höchstgrenzen: Wir zählen gebuchte Prämien je Empfehler und Monat sowie insgesamt je Tag.

Ergibt eine dieser Prüfungen eine Auffälligkeit oder ist sie technisch nicht möglich, wird die Prämie nur vorläufig zurückgehalten und von einem Mitarbeiter geprüft. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Zweck: Verhinderung von Betrug und Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Betrugsprävention (Erwägungsgrund 47 DSGVO) und im Schutz des Programms für die ehrlichen Teilnehmer.

8.3 Was der Empfehler über die geworbene Person erfährt

Der Empfehler sieht in seinem Kundenkonto für jede Registrierung über seinen Code nur das Datum, den Status (offen, aktiviert, in Prüfung, abgelaufen, zurückgebucht) und die Höhe seiner Prämie – keine Namen, E-Mail-Adressen, Kaufbeträge oder sonstigen Daten. In seinem Transaktionsverlauf erscheint nur sein eigener Code. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Empfehler (Nachvollziehbarkeit seiner Prämien) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber der geworbenen Person.

8.4 Aufrufe von Empfehlungslinks

Wird ein Empfehlungs- oder Aktionslink („?ref=“) aufgerufen, erhöhen wir einen Zähler je Code und Kalendertag. Wir speichern dabei weder IP-Adresse noch Gerätedaten, setzen keine Cookies und greifen nicht auf Ihr Endgerät zu; der Zähler enthält keine personenbezogenen Daten.

8.5 Newsletter

Erhalten Sie unseren Newsletter, kann darin Ihr persönlicher Empfehlungscode bzw. -link eingefügt werden. Dafür werden keine zusätzlichen Daten erhoben.

8.6 Speicherdauer

Die Daten zu Einlösungen speichern wir, solange Ihr Kundenkonto besteht. Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir den Personenbezug Ihrer Einlösungen und deaktivieren Ihren Empfehlungscode; übrig bleiben nur anonyme Zählwerte, damit die Statistik des jeweiligen Gegenübers korrekt bleibt. Buchungen auf Ihrem Guthabenkonto bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf (§ 132 BAO: sieben Jahre). Der IP-Prüfwert wird nach 30 Tagen gelöscht.

8.7 Widerspruch

Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO). Ohne Missbrauchsprüfung können wir Prämien allerdings nicht automatisch buchen; sie werden dann manuell geprüft.

9. Zufriedenheitsumfrage und Bewertungen

Nachdem Sie mehrere Briefe über briefsenden versendet haben, fragen wir Sie in Ihrem Kundenkonto, wie wahrscheinlich Sie uns weiterempfehlen würden (Note 0 bis 10). Die Teilnahme ist freiwillig; Sie können die Frage verschieben oder ablehnen.

Verarbeitete Daten: Ihre Note, ein freiwilliger Kommentar, der Zeitpunkt, die Anzahl Ihrer bis dahin versendeten Briefe, ob Ihnen eine Einladung zur öffentlichen Bewertung angezeigt wurde und ob Sie den Link dazu angeklickt haben, jeweils mit Bezug zu Ihrem Kundenkonto.

Zweck und Rechtsgrundlage: Verbesserung unseres Angebots, Qualitätssicherung und Kundenbetreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei einer kritischen Bewertung legen wir eine Support-Anfrage mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, der Note und Ihrem Kommentar an, um uns bei Ihnen zu melden. Für diese Anfrage gilt Abschnitt 7 entsprechend.

Öffentliche Bewertungen: Wenn wir Sie einladen, uns auf einer Bewertungsplattform (z. B. Google oder Trustpilot) zu bewerten, übermitteln wir dorthin keine Daten. Erst wenn Sie den Link selbst öffnen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Speicherdauer: bis zur Löschung Ihres Kundenkontos. Danach bewahren wir nur die Note ohne Bezug zu Ihrer Person und ohne Kommentar für statistische Zwecke auf.

Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

10. Rechte der Betroffenen

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) – Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf der Einwilligung – Jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@autoletter.at

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

11. SSL/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Zusätzlich werden sensible Daten in unserer Datenbank verschlüsselt gespeichert.

12. Auftragsverarbeitung

Wir haben mit unseren Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Details finden Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

13. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.