Mahnungen per Post versenden
Mahnungen schnell, zuverlässig und nachvollziehbar per Deutsche Post zustellen – einzeln, als Serienbrief oder automatisiert per API.
- Serienbrief für ganze Mahnläufe
- Einschreiben Einwurf oder Rückschein
- API-Integration
Das Problem
Zahlungsverzug ist eines der größten Cashflow-Risiken für Unternehmen. Studien zeigen, dass verspätete Zahlungen 2–5 % des gesamten Forderungsvolumens ausmachen können. Je länger eine Forderung offen bleibt, desto geringer wird die Wahrscheinlichkeit einer vollständigen Begleichung.
Manueller Mahnversand verschärft dieses Problem: Drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen – das dauert pro Mahnung mehrere Minuten. Bei einem Mahnlauf mit 50 oder 100 Mahnungen verzögert sich der Versand um Stunden oder sogar Tage. Diese Verzögerung kostet bares Geld.
Gleichzeitig steigen die rechtlichen Anforderungen: Für das gerichtliche Mahnverfahren muss der Gläubiger den Zugang der Mahnung nachweisen können. Ein einfacher Brief ohne Zustellnachweis reicht dafür oft nicht aus. Wer auf Nummer sicher gehen will, braucht Einschreiben – was den Gang zur Post noch zeitaufwändiger macht.
Die Lösung
Mit briefsenden versenden Sie Mahnungen direkt aus dem Browser – ohne Drucker, Kuverts oder Postgang. Drei Wege stehen Ihnen zur Verfügung:
- DashboardEinzelne Mahnungen manuell hochladen und versenden – ideal für wenige Mahnungen pro Woche.
- SerienbriefCSV-Datei mit Empfängern hochladen und alle Mahnungen eines Mahnlaufs auf einmal versenden.
- APIMahnversand direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware automatisieren – Mahnung wird versendet, sobald eine Rechnung überfällig wird.
Alle Mahnungen werden am selben Werktag gedruckt und an die Deutsche Post übergeben. Im Dashboard sehen Sie jederzeit den Status – vom Druck bis zur Übergabe an die Post.
Mahnung in 3 Schritten versenden
- 1
Mahnung als PDF hochladen
Laden Sie Ihre Mahnung als PDF hoch – einzeln oder mehrere Mahnungen als Serienbrief per CSV-Upload mit individuellen Empfängeradressen.
- 2
Empfänger & Versandart wählen
Geben Sie die Adresse ein oder importieren Sie eine Empfängerliste. Wählen Sie zwischen Standardbrief, Einschreiben Einwurf oder Einschreiben Rückschein.
- 3
Versand beauftragen
Prüfen Sie die Vorschau, bestätigen Sie die Kosten und beauftragen Sie den Versand. Wir drucken, kuvertieren und übergeben an die Deutsche Post – am selben Werktag.
Das 3-Stufen-Mahnverfahren
Ein professionelles Mahnwesen arbeitet in der Regel mit drei Mahnstufen. Briefsenden unterstützt jede Stufe mit der passenden Versandart:
- 1
1. Mahnung (Zahlungserinnerung)
Freundliche Erinnerung an die ausstehende Zahlung. In der Regel 7–14 Tage nach Fälligkeit. Standardbrief ist ausreichend.
Standardbrief
- 2
2. Mahnung
Nachdrücklichere Aufforderung mit Verweis auf Verzugsfolgen und Fristsetzung. Empfehlung: Einschreiben Einwurf für einen Zustellnachweis.
Einschreiben Einwurf empfohlen
- 3
3. Mahnung (letzte Mahnung)
Letzte Mahnung vor Einleitung rechtlicher Schritte. Ankündigung von Inkasso oder gerichtlichem Mahnverfahren. Einschreiben mit Rückschein für lückenlose Dokumentation.
Einschreiben Rückschein empfohlen
Ihre Vorteile
- Serienbriefe für ganze Mahnläufe per CSV
- Einschreiben mit Zustellnachweis
- API-Integration in Mahnwesen-Software
- Als Einschreiben mit Sendungsnummer für den Auslieferungsbeleg
- Versandstatus jeder Mahnung im Dashboard
- Günstigere Coins bei größerer Aufladung
- Testmodus zum Prüfen vor dem Versand
- DSGVO-konform mit AVV
Rechtlicher Rahmen
BGB §§ 286–288 – Verzug
Nach §286 BGB kommt der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§286 Abs. 3 BGB). Ab Verzugseintritt kann der Gläubiger Verzugszinsen nach §288 BGB geltend machen – bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte, bei Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Zugangsnachweis & Beweislast
Der Gläubiger trägt die Beweislast für den Zugang der Mahnung. Ein einfacher Brief bietet keinen Zugangsnachweis. Ein Einschreiben Einwurf dokumentiert die Zustellung mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift des Zustellers. Ein Einschreiben mit Rückschein liefert zusätzlich die Empfangsbestätigung des Empfängers. Alle Varianten und Preise: Einschreiben online versenden.
Mahnfristen
Gesetzlich vorgeschriebene Mahnfristen gibt es nicht – die Mahnung kann sofort nach Fälligkeit erfolgen. In der Praxis setzen Unternehmen in der Regel eine Zahlungsfrist von 7–14 Tagen ab Zugang der Mahnung. Bei der letzten Mahnung vor rechtlichen Schritten empfiehlt sich eine Frist von mindestens 10 Tagen.
Integration & Automatisierung
Über unsere REST-API integrieren Sie den Mahnversand direkt in Ihre Buchhaltungssoftware. Der automatisierte Workflow: Rechnung wird überfällig → System erstellt Mahnung als PDF → API-Aufruf an briefsenden → Druck und Versand am selben Tag.
Über Zapier/Make anbindbar: DATEV, lexoffice, sevDesk und weitere. Oder per REST-API individuell.
Kostenvergleich
Was kostet der Versand einer Mahnung wirklich? Vergleichen Sie Eigenversand mit briefsenden:
| Posten | Eigenversand | briefsenden |
|---|---|---|
| Druck (s/w, beidseitig) | 0,05 € | inklusive |
| Kuvert & Kuvertierung | 0,03 € | inklusive |
| Porto (Standardbrief) | 0,95 € | inklusive |
| Arbeitszeit (Ø 3 Min.) | 2,50 € | – |
| Gesamt pro Brief | 3,53 € | ab 0,91 € |
Berechnung basiert auf Durchschnittswerten. Arbeitszeit kalkuliert mit 50 €/Std. Bruttoarbeitskosten. Ersparnis: bis zu 74 % pro Mahnung.
Häufige Fragen
Für wen?
Inkasso-Unternehmen, Hausverwaltungen und Vermieter, die ihr Mahnwesen beschleunigen und professionalisieren möchten. Buchhaltungsabteilungen in KMU, die regelmäßig Mahnläufe mit Dutzenden oder Hunderten Mahnungen durchführen.
Steuerberater und Buchhalter, die im Auftrag ihrer Mandanten Mahnungen versenden. Freiberufler und Selbstständige, die einzelne Mahnungen schnell und nachvollziehbar zustellen möchten.
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