Kündigung schreiben: Aufbau, Form und Versand

Diese Angaben gehören in jede Kündigung

• Absender: Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
• Empfänger: die Anschrift, die im Vertrag oder im Impressum des Anbieters steht
• Datum
• Betreff: „Kündigung“ mit Vertragsart und Vertrags-, Kunden- oder Mitgliedsnummer
• Kündigungserklärung: ein eindeutiger Satz, dass Sie den Vertrag kündigen
• Termin: „fristgerecht zum …“ und vorsorglich „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“
• Bitte um Bestätigung: schriftliche Bestätigung der Kündigung mit dem Datum, zu dem sie wirkt
• Unterschrift

Eine Begründung brauchen Sie bei einer ordentlichen Kündigung in der Regel nicht. Formulierungen wie „Ich möchte eventuell kündigen“ sind zu unklar. Die Erklärung muss zweifelsfrei sein.

Kündigung schreiben: Muster für einen Handyvertrag

So kann ein Kündigungsschreiben für einen Handy- oder Fitnessvertrag aussehen:

Wie die Anschrift auf dem Brief richtig steht, erklärt der Ratgeber Briefumschlag richtig beschriften.

Schriftform oder Textform: Welche Form gilt?

Wie Sie kündigen dürfen, hängt von der Art des Vertrags ab.

Schriftform: Arbeitsvertrag und Wohnungsmiete

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) und eines Mietvertrags über Wohnraum (§ 568 BGB) muss schriftlich erfolgen. Schriftform heißt: ein Schreiben mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift, das im Original beim Empfänger ankommt. E-Mail, Fax, Foto oder ein Brief mit eingescannter Unterschrift reichen nicht.

Textform: die meisten Verbraucherverträge

Für Verträge, die Verbraucher seit dem 1. Oktober 2016 geschlossen haben, darf der Anbieter in seinen Geschäftsbedingungen höchstens die Textform verlangen. Das betrifft zum Beispiel Handy- und Internetverträge, Fitnessstudios, Streamingdienste oder Abos. Textform heißt: eine lesbare Erklärung mit Ihrem Namen, eine handschriftliche Unterschrift ist nicht nötig. E-Mail und Brief sind beide erlaubt.

Können Verbraucher einen solchen Vertrag auf der Website des Anbieters abschließen, muss er dort in der Regel außerdem einen Kündigungsbutton anbieten (§ 312k BGB).

Kündigungsfristen für Arbeitsvertrag, Wohnungsmiete und Verbraucherverträge

Die Frist steht in Ihrem Vertrag. Häufige gesetzliche Regeln:

• Arbeitnehmer: vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 BGB), wenn weder Arbeitsvertrag noch Tarifvertrag etwas anderes regeln.
• Mieter einer Wohnung: Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Monats zum Ende des übernächsten Monats (§ 573c BGB).
• Verbraucherverträge seit dem 1. März 2022: Nach Ablauf der ersten Laufzeit sind sie in der Regel jederzeit mit einer Frist von höchstens einem Monat kündbar.

Entscheidend ist, wann die Kündigung beim Empfänger ankommt, nicht wann Sie sie abschicken. Planen Sie deshalb einige Werktage Puffer für den Postweg ein.

Zugang nachweisen: Kündigung per Einschreiben

Eine Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Empfänger zugeht (§ 130 BGB). Kommt es zum Streit, müssen Sie den Zugang beweisen. Ein normaler Brief hinterlässt keinen Nachweis. Deshalb ist für Kündigungen ein Einschreiben üblich:

• Einwurf-Einschreiben: Der Zusteller dokumentiert, wann er den Brief in den Briefkasten geworfen hat. Das funktioniert auch, wenn niemand zu Hause ist. Für Kündigungen ist das meist die beste Wahl.
• Einschreiben mit Übergabe: Der Brief wird nur gegen Unterschrift übergeben. Ist niemand da, liegt er in der Filiale. Holt der Empfänger ihn nicht ab, ist die Kündigung in der Regel nicht zugegangen.
• Einschreiben mit Rückschein: wie die Übergabe, dazu bekommen Sie die Unterschrift des Empfängers per Post zurück. Mehr im Ratgeber Einschreiben mit Rückschein.

Bewahren Sie den Einlieferungsbeleg und den Auslieferungsbeleg auf. Den Auslieferungsbeleg stellt die Deutsche Post bei zugestellten Einschreiben in der Sendungsverfolgung bereit. Notieren Sie außerdem, welches Schreiben im Umschlag war, am besten mit einer Kopie.

Der Sendungsstatus allein reicht nicht: Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts belegen Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus den Zugang eines Einwurf-Einschreibens nicht ausreichend, nötig ist eine Kopie des Auslieferungsbelegs.

Quelle: Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 30.01.2025, 2 AZR 68/24.

Kündigung online als Einschreiben verschicken

Für Kündigungen in Textform müssen Sie nicht zur Post. Bei briefsenden.com laden Sie die Kündigung als PDF hoch oder schreiben sie im Editor, wählen das Einwurf-Einschreiben und senden ab. Druck, Umschlag, Porto und die Einlieferung bei der Deutschen Post sind enthalten. Ein Einwurf-Einschreiben als Standardbrief bis drei Seiten (schwarz-weiß, einseitig) kostet ab 3,11 € beim günstigsten Coin-Kurs. Im Dashboard sehen Sie danach die Sendungsnummer mit einem Link zur Sendungsverfolgung. Mit dieser Sendungsnummer fordern Sie bei der Deutschen Post den Auslieferungsbeleg an.

Wichtig: Ein online verschickter Brief wird gedruckt, auch die Unterschrift. Kündigungen, für die das Gesetz die Schriftform verlangt, also Arbeits- und Wohnraummietverträge, unterschreiben Sie deshalb von Hand und geben sie selbst als Einschreiben auf.

Alle Varianten und Preise stehen auf der Seite Einschreiben online versenden.

Nach einem Umzug müssen Sie bestehenden Vertragspartnern oft Ihre neue Anschrift mitteilen. Dafür gibt es eigene Muster zur Adressänderung für Bank, Versicherung und weitere Empfänger. Die Adressmitteilung ist ein eigener Vorgang und beendet keinen Vertrag.