Print-Mailing-Kosten lassen sich gut planen, wenn Sie sie in einzelne Posten zerlegen. Manche Posten fallen einmal an, egal wie viele Briefe Sie verschicken. Andere wachsen mit jedem Empfänger. Wer beides trennt, sieht schnell, wo das Geld hingeht und wo sich sparen lässt.
Wie ein Werbebrief in die gesamte Kampagne passt, beschreibt der Überblick Print-Mailing: Werbebriefe planen und versenden.
Welche Kosten bei Print-Mailings entstehen
Eine Mailing-Kampagne besteht meist aus sieben Kostenblöcken:
| Kostenblock | Wovon er abhängt |
|---|---|
| Konzeption, Text und Gestaltung | Eigene Arbeitszeit oder externer Auftrag, Zahl der Varianten, Umfang des Briefs |
| Adressdaten | Eigene Kundendaten kosten nur Pflegeaufwand, gemietete oder gekaufte Adressen kosten je Adresse und Nutzung |
| Datenaufbereitung und Personalisierung | Zustand der Daten, Dubletten, Zahl der Segmente, individuelle Inhalte je Empfänger |
| Druck und Papier | Seitenzahl, Farbe, ein- oder beidseitig, Papierqualität, Auflage |
| Kuvertierung und Lettershop | Umschlagformat, Zahl der Beilagen, maschinelle oder manuelle Verarbeitung |
| Porto | Format, Gewicht, Tarif (Standardbrief oder Werbetarif), Auflage |
| Erfolgsmessung | Aufwand für Codes, Landingpage, Auswertung und Abgleich mit Bestellungen |
Nicht jeder Block taucht auf einer Rechnung auf. Schreiben Sie den Brief selbst oder pflegen Sie die Adressen im eigenen Haus, bezahlen Sie mit Arbeitszeit. Rechnen Sie diese Zeit trotzdem mit, sonst wirkt eine Kampagne günstiger, als sie ist.
Druck- und Papierkosten
Beim Druck bestimmen vor allem diese Faktoren den Preis:
- Farbe: Farbdruck kostet mehr als Schwarz-Weiß. Wie groß der Abstand ist, hängt vom Anbieter und von der Seitenzahl ab.
- Seitenzahl: Jede weitere Seite kostet Druck und Papier. Sie kann außerdem das Gewicht über eine Portogrenze heben.
- Ein- oder beidseitig: Beidseitiger Druck spart Blätter und damit Gewicht, kostet je Blatt aber etwas mehr.
- Papier: Schwereres oder veredeltes Papier hebt den Preis und das Gewicht.
- Auflage: Bei klassischen Druckverfahren sinkt der Preis je Stück mit der Menge, weil die Einrichtung nur einmal anfällt. Im Digitaldruck ist der Stückpreis gleichmäßiger.
Bei briefsenden.com hängt der Briefpreis nur von Seitenzahl, Farbe und ein- oder beidseitigem Druck ab. Einrichtungskosten oder eine Mindestauflage gibt es nicht. Ein Brief kostet immer dieselbe Zahl an Coins, ob Sie einen verschicken oder tausend.
Porto: Standardbrief, Dialogpost und größere Formate
Das Porto fällt für jeden Brief in voller Höhe an. Anders als die Gestaltung verteilt es sich nicht auf die Auflage. Deshalb lohnt es sich, Format und Tarif bewusst zu wählen:
- Standardbrief: Die Deutsche Post verlangt 2026 für einen Standardbrief bis 20 g 0,95 €. Er reicht für etwa drei A4-Blätter im Umschlag DIN lang.
- Größere Formate: Kompakt- und Großbrief kosten mehr Porto. Schon eine zusätzliche Seite kann einen Brief in die nächste Stufe heben. Die Preise je Briefart stehen im Ratgeber Briefporto 2026.
- Dialogpost: Der Werbetarif der Deutschen Post für größere Werbesendungen. Bei briefsenden.com liegt das Dialogpost-Porto bei ca. 0,28–0,38 € statt 0,95 € für den Standardbrief (2026), ab 5.000 Sendungen pro Kampagne. Für kleinere Auflagen versenden Sie Ihren Werbebrief als Serienbrief.
Für 2027 sind Änderungen bei Preisen und Maßen angekündigt. Wenn Ihre Kampagne über den Jahreswechsel läuft, prüfen Sie den Stand im Ratgeber Briefporto 2027.
Kosten der Personalisierung
Eine persönliche Anrede kostet im Digitaldruck kaum mehr als ein Brief ohne Namen. Teurer wird Personalisierung durch den Aufwand davor: Daten bereinigen, Anrede prüfen, Inhalte je Empfänger erzeugen.
- Name in der Anrede: geringer Aufwand, wenn Vor- und Nachname sauber erfasst sind.
- Varianten je Segment: Jede Variante braucht eigenen Text, eigene Gestaltung und eine eigene Freigabe.
- Individuelle Inhalte: etwa ein eigener Gutscheincode je Empfänger. Hier entstehen Kosten für die Erzeugung der Codes und für ihre Auswertung.
Bei briefsenden.com hängt der Briefpreis nicht davon ab, ob ein Brief personalisiert ist. Vor- und Nachname kommen im Serienbrief aus der Anschrift. Individuelle Inhalte erzeugen Sie vorab selbst und laden sie als Sammel-PDF hoch, das in einzelne Briefe aufgeteilt wird.
Zusätzliche Dienstleistungen
Je nachdem, was Sie selbst übernehmen, kommen externe Leistungen hinzu:
- Agentur oder freie Texter und Gestalter: für Konzept, Text und Layout, meist als Pauschale oder nach Aufwand.
- Adressmiete oder Adresskauf: für Neukundenkampagnen. Bei gemieteten Adressen ist die Nutzung meist vertraglich begrenzt, etwa auf einen Versand.
- Lettershop: Kuvertieren, Frankieren, Sortieren und Einliefern bei der Post.
- Auswertung: Abgleich der Reaktionen mit Bestellungen oder Anfragen, oft im eigenen Haus.
briefsenden.com übernimmt Druck, Kuvertierung, Frankierung und Einlieferung bei der Deutschen Post. Text, Gestaltung und Adressen bringen Sie selbst mit.
Einfluss von Versandmenge und Format
Gestaltung und Datenaufbereitung sind Fixkosten. Sie fallen einmal an und verteilen sich auf alle Empfänger. Druck und Porto sind variable Kosten, sie steigen mit jedem Brief. Die Tabelle zeigt das mit den angenommenen Werten aus dem Rechenbeispiel weiter unten: 800 € Fixkosten und 0,96 € je Brief.
| Empfänger | Fixkosten je Empfänger | Gesamtkosten je Empfänger |
|---|---|---|
| 500 | 1,60 € | 2,56 € |
| 2.000 | 0,40 € | 1,36 € |
| 5.000 | 0,16 € | 1,12 € |
Das Format wirkt in die andere Richtung: Es verändert die variablen Kosten jedes einzelnen Briefs. Bei briefsenden.com richtet sich die Briefart nach der Seitenzahl. Ein Standardbrief mit bis zu drei Seiten kostet in Schwarz-Weiß ab 0,91 €, ein Kompaktbrief mit vier bis acht Seiten ab 1,28 € und ein Großbrief ab neun Seiten ab 2,23 €, jeweils beim günstigsten Coin-Kurs. Welches Format zu Ihrer Botschaft passt, vergleicht der Ratgeber Print-Mailing-Formate.
Mailing-Kosten berechnen: pro Empfänger und pro Reaktion
Drei Kennzahlen machen Kampagnen vergleichbar:
- Kosten pro Empfänger = Gesamtkosten ÷ Zahl der Empfänger
- Kosten pro Reaktion = Gesamtkosten ÷ Zahl der Reaktionen
- Kosten pro Abschluss = Gesamtkosten ÷ Zahl der Abschlüsse
Legen Sie vor dem Versand fest, was als Reaktion zählt: ein Anruf, eine Anfrage, ein Besuch auf einer Aktionsseite oder ein eingelöster Code. Ein Abschluss ist der Kauf oder Auftrag, den Sie mit dem Mailing erreichen wollen.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten
Ein Fachhändler schreibt 2.000 Bestandskunden an. Bis auf den Briefpreis sind alle Werte angenommen und dienen nur der Rechnung. Der Briefpreis gilt für einen farbigen, einseitig bedruckten Standardbrief bei briefsenden.com zum günstigsten Coin-Kurs (bei einer Aufladung ab 25.000 Coins).
| Posten | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Text und Gestaltung | angenommen, extern vergeben | 600 € |
| Adressaufbereitung | angenommen, eigene Arbeitszeit | 200 € |
| Druck, Umschlag und Porto | 2.000 × 0,96 € | 1.920,00 € |
| Gesamtkosten | 2.720,00 € |
Daraus ergeben sich, wieder mit angenommenen Ergebnissen:
- Kosten pro Empfänger: 2.720,00 € ÷ 2.000 = 1,36 €
- Kosten pro Reaktion bei angenommen 40 Reaktionen: 68,00 €
- Kosten pro Abschluss bei angenommen 12 Abschlüssen: 226,67 €
Ob 226,67 € pro Abschluss viel oder wenig ist, entscheidet erst der Vergleich mit dem Ertrag. Darum geht es im nächsten Abschnitt.
Budget planen
Top-down oder Bottom-up
Beim Top-down-Ansatz steht ein Betrag fest, etwa ein Anteil des Marketingbudgets. Sie rechnen zurück, wie viele Empfänger und welches Format er erlaubt. Beim Bottom-up-Ansatz starten Sie bei der Zielgruppe: Zahl der Empfänger mal Kosten je Brief, plus Fixkosten. Gut ist, beide Wege zu rechnen und die Abweichung zu klären.
Reserve und Testauflage
Planen Sie eine Reserve für Korrekturschleifen, Nachdrucke und eine zweite Welle ein. Bei neuen Zielgruppen oder Angeboten hilft eine Testauflage: Ein Teil der Empfänger bekommt den Brief zuerst. Erst wenn die Zahlen tragen, folgt der Rest. Wie Sie Termine und Schritte dafür einplanen, zeigt der Ratgeber Print-Mailing-Kampagne planen.
Break-even: Wie viele Abschlüsse braucht die Kampagne?
Nötige Abschlüsse = Gesamtkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Abschluss. Der Deckungsbeitrag ist der Umsatz eines Abschlusses abzüglich der Kosten für Ware oder Leistung.
Im Rechenbeispiel nehmen wir 250 € Deckungsbeitrag pro Abschluss an. Dann braucht die Kampagne 2.720,00 € ÷ 250 € = aufgerundet 11 Abschlüsse, um ihre Kosten zu decken. Mit den angenommenen 12 Abschlüssen bleiben 280,00 € übrig. Rechnen Sie den Break-even vor dem Versand aus. Wirkt die Zahl unrealistisch hoch, ändern Sie Zielgruppe, Angebot oder Format, bevor Sie drucken.
Wirtschaftlichkeit beurteilen
Ein Mailing ist wirtschaftlich, wenn der Deckungsbeitrag aller Abschlüsse die Gesamtkosten übersteigt. Bei Bestandskunden lohnt der Blick über den ersten Kauf hinaus: Wer nach dem Mailing wieder bestellt, bringt auch in den Monaten danach Umsatz. Bei Neukunden zählt, was ein neuer Kunde über die Zeit wert ist.
Wie Sie Reaktionen zuordnen und Kennzahlen wie ROI und ROAS berechnen, erklärt der Ratgeber Print-Mailing-Erfolg messen.
Einsparpotenziale ohne Wirkungsverlust
- Adressen bereinigen: Dubletten und unzustellbare Adressen kosten Druck und Porto, ohne je eine Reaktion zu bringen.
- Segmentieren statt alle anschreiben: Wer nur Empfänger mit passendem Bedarf auswählt, verschickt weniger Briefe. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Print-Mailing-Zielgruppen.
- Im Standardbrief bleiben: Eine vierte Seite macht aus dem Standardbrief einen Kompaktbrief. Kürzen Sie lieber, als die nächste Portostufe zu bezahlen.
- Farbe gezielt einsetzen: Beim Standardbrief ist der Aufpreis für Farbe gering. Bei vielen Seiten lohnt die Abwägung, ob jede Seite farbig sein muss.
- Erst testen, dann skalieren: Eine Testauflage kostet wenig und verhindert, dass eine schwache Variante in voller Auflage gedruckt wird.
- Dialogpost bei großer Auflage: Ab 5.000 Sendungen pro Kampagne gibt es das reduzierte Porto des Werbetarifs. Kleinere Auflagen versenden Sie als Serienbrief.
Was ein Werbebrief bei briefsenden kostet
Bei briefsenden.com laden Sie den Werbebrief als PDF hoch oder gestalten ihn im Editor. Druck, Umschlag, Porto und die Einlieferung bei der Deutschen Post sind im Preis enthalten. Ein Standardbrief mit bis zu drei Seiten kostet einseitig bedruckt:
- Schwarz-Weiß: ab 0,91 € beim günstigsten Coin-Kurs, 1,64 € beim kleinsten Coin-Paket
- Farbe: ab 0,96 € beim günstigsten Coin-Kurs, 1,73 € beim kleinsten Coin-Paket
Sie bezahlen pro Brief mit Coins, eine Grundgebühr gibt es nicht. Coins verfallen nicht, und je größer die Aufladung, desto günstiger der Coin. Was Ihre Auflage kostet, zeigt der Rechner auf der Seite Preise. Für personalisierte Werbebriefe mit einer Empfängerliste aus Ihrer Tabellenkalkulation gibt es den Serienbrief-Versand, auch für kleinere Auflagen. Ab 5.000 Sendungen pro Kampagne steht zusätzlich der Dialogpost-Versand mit reduziertem Porto zur Verfügung.
